Ikuti 4 Tips Hand Over Ini Biar Tak Overthinking Saat Resign

Serah terima pekerjaan/hand over adalah hal umum dalam perusahaan. Hal ini dilakukan karena beberapa alasan.  Berbagai alasan tersebut diantaranya seperti karyawan resign, mengambil cuti, cuti hamil, pergi liburan, mengajukan cuti medis, atau unpaid leave. 

Dengan adanya serah terima pekerjaan, diharapkan semua tugas/kewajiban perusahaan tetap berjalan lancar sepeninggal karyawan yang akan keluar dari perusahaan atau mengambil cuti tersebut.

Jika Anda adalah saat ini sedang merencanakan untuk resign/rehat sejenak dari rutinitas kerja, pastikan untuk menerapkan beberapa tips di bawah ini saat proses serah terima pekerjaan ya!

Pengertian Hand Over di Tempat Kerja

Sebelum mengambil cuti kerja atau mengundurkan diri dari perusahaan, Anda harus bersiap dengan proses serah terima pekerjaan ke karyawan pengganti. Di dalam dunia kerja, hal ini sering disebut dengan istilah hand over.

Hand over adalah proses serah terima semua pengetahuan, tugas, dan tanggung jawab yang dimiliki selama bekerja di perusahaan kepada orang lain/karyawan pengganti sebelum resmi mengundurkan diri/pergi cuti.

Umumnya proses ini dilakukan saat ada karyawan yang mengajukan cuti hamil/melahirkan, sabbatical leave, resign, atau alasan penting lain yang membuat Anda harus absen sementara/selamanya dari tugas kantor.

Baca juga: 6 Manfaat Sabbatical Leave bagi Karyawan dan Perusahaan

Mengapa Hand Over Penting?

Serah terima pekerjaan adalah hal yang sangat penting bagi kelangsungan perusahaan. Jika hal ini tidak dipersiapkan dengan baik, maka hal tersebut bisa mengganggu kegiatan operasional bahkan merugikan perusahaan. Berikut beberapa alasan pentingnya serah terima pekerjaan di perusahaan.

1. Mencegah Kerugian Perusahaan

Seperti yang sudah disinggung sebelumnya bahwa serah terima pekerjaan akan mendukung kegiatan operasional perusahaan tetap berjalan seperti biasanya. Selain itu, hal ini juga akan melindungi perusahaan dari risiko kerugian akibat adanya pergantian karyawan untuk sementara waktu maupun selamanya.

2. Meninggalkan Kesan Positif pada Perusahaan

Serah terima pekerjaan juga menunjukkan bahwa Anda adalah karyawan yang bertanggung jawab dan berjiwa profesional. Meski akan meninggalkan perusahaan untuk selama-lamanya, Anda tetap memastikan pekerjaan tetap bisa berjalan seperti biasanya saat dialih tugaskan ke karyawan pengganti. 

Tentu hal ini akan meninggalkan kesan yang positif pada perusahaan. Dengan begitu, Anda pun tidak akan menemui kendala saat meminta surat paklaring ke perusahaan setelah resign.

3. Absen/Resign dengan Hati yang Tenang

Hal lain yang membuat proses serah terima pekerjaan sangat penting adalah, Anda bisa mengundurkan diri dengan tenang. Pasalnya, Anda sudah menyerahkan kewajiban di perusahaan sepenuhnya ke karyawan pengganti sejak jauh-jauh hari sebelum akhirnya meninggalkan perusahaan.

Baca juga: Hak Karyawan Resign yang Wajib Dipenuhi Perusahaan, Apa Saja?

Begini Serah Terima Pekerjaan yang Tepat!

Sumber: Freepik

Serah terima pekerjaan sebelum pergi meninggalkan perusahaan harus dilakukan dengan benar agar rekan sejawat yang menggantikan posisi Anda bisa meneruskan tugas tanpa kendala. 

Selain itu, Anda pun akan bebas dari perasaan overthinking tentang masalah pekerjaan sehingga bisa resign/menjalani cuti dengan tenang. Beberapa tips tepat dalam melakukan hand over adalah sebagai berikut.

1. Berdiskusi dengan Manajer/Atasan

Proses pengajuan izin atau pengunduran diri di perusahaan biasanya harus dilakukan jauh-jauh hari sebelumnya. Oleh sebab itu, Anda pun juga harus membahas perihal serah terima pekerjaan bersamaan dengan pengajuan cuti/resign.

Anda bisa berdiskusi dengan atasan/manajer divisi terkait untuk membahas apa saja yang harus segera dikerjakan, dan berbagai pekerjaan yang akan diserahkan ke karyawan pengganti. 

2. Buat Daftar Checklist Serah Terima Pekerjaan

Sebelum proses serah terima pekerjaan, Anda sebaiknya membuat daftar checklist hand over terlebih dahulu. Dengan mencatat semua tugas-tugas terdahulu secara sistematis, akan memudahkan karyawan pengganti untuk mempelajari berbagai kewajiban yang menanti di depan mata.

Beberapa hal penting yang harus dicatat adalah tugas/tanggung jawab harian, dokumen-dokumen penting, daftar klien, list project yang perlu di-follow up, informasi tools pendukung, dan sebagainya.

Agar daftar checklist lebih rapi dan mudah dipelajari, tulis dengan menggunakan template Word, Excel, atau aplikasi/software sejenis yang biasa digunakan. Catatan tersebut sangat penting karena akan menjadi modul panduan kerja bagi karyawan yang menggantikan Anda untuk sementara waktu atau selama-lamanya.

3. Menjalin Kerjasama yang Baik Selama Proses Hand Over

Sebelum resmi hengkang dari perusahaan, Anda harus menghabiskan waktu-waktu terakhir untuk melakukan mentoring ke karyawan pengganti. Hal ini menjadi momen krusial baik bagi Anda maupun karyawan yang akan meneruskan semua tanggung jawab tersebut.

Oleh sebab itu, lakukan kerjasama yang baik agar kegiatan operasional tetap berjalan dengan lancar. Diskusikan semua tugas dengan seksama dan tanyakan hal apa saja yang belum dimengerti.

Dukung penuh karyawan pengganti Anda dengan memberikan solusi terbaik pada setiap masalah yang tengah dihadapi. Dengan demikian, segalanya bisa berjalan dengan baik sesuai harapan Anda dan perusahaan.

4. Agendakan Meeting Bersama Manajer dan Karyawan Pengganti

Pada akhir mentoring, jadwalkan untuk meeting bersama manajer dan karyawan pengganti Anda. Jadikan kesempatan ini untuk memastikan apakah pengganti Anda sudah benar-benar paham dan menguasai pekerjaan dengan baik.

Apabila masih ada yang mengganjal, minta karyawan pengganti untuk segera menyampaikan hal tersebut supaya semuanya benar-benar beres sepeninggal Anda dari perusahaan.

Proses hand over biasanya dilakukan jauh-jauh hari sebelum karyawan tersebut pergi cuti/mengundurkan diri. Tentunya hal ini tidak selesai dalam sehari atau dua hari saja, tapi dalam jangka waktu tertentu yang cukup lama.

Baca juga: 3 Cara Menerapkan Aturan Cuti Lewat Sistem Manajemen yang Efektif!

Karena hand over adalah hal krusial, gunakan aplikasi BroadwaysHR untuk memudahkan prosesnya. BroadwaysHR adalah aplikasi HRIS berbasis cloud terbaik yang menawarkan banyak fitur terkait Human Resource Information System dan Human Capital Management.

Fitur Employee Management di dalam aplikasi BroadwaysHR akan membantu perusahaan dalam memaksimalkan peralihan tugas dari karyawan lama ke karyawan baru secara optimal. Yuk coba gratis aplikasinya sekarang juga dengan klik di sini!